Veiligheidscultuur op kantoor? Jazeker!

We denken bij veiligheidscultuur direct aan zware industrie en aan zware ongevallen, maar eigenlijk zit veiligheid, veiligheidscultuur en veilig gedrag in vele verschillende dingen, die ook in een dienstenorganisatie of een kantooromgeving aan bod komen. Indien we spreken over veiligheidscultuur gaat het over ‘hoe we in de organisatie omgaan met veiligheid’, hier in de kantooromgeving of de dienstenorganisatie.

 

Alle werknemers participeren
Allereerst dient er een duidelijk beleid aanwezig te zijn aangaande veiligheidscultuur en gewenst gedrag, zodanig dat iedereen, ook in de kantooromgeving of in de dienstenorganisatie, weet wat van hem verwacht wordt op gebied van veiligheid.  Belangrijk is dat werknemers kunnen participeren aan dit beleid op gebied van cultuur en gewenst veilig gedrag, maar ook bij andere zaken zoals veiligheidsobservatierondgangen, arbeidsongevallenonderzoeken, risicoanalyses, enz.  Bij deze risicoanalyse dienen werknemers dus te participeren en de klassieke risico’s voor kantooromgevingen of dienstenorganisaties zijn stress, ergonomie, verkeersveiligheid, enz.  Bij een proactieve veiligheidscultuur wordt participatie verwacht van de werknemers bij de risicoanalyse en -evaluatie.   


Positieve veiligheidscommunicatie
Ook in een dienstenorganisatie of een kantooromgeving dient te worden gecommuniceerd op gebied van veiligheid.  Een positieve veiligheidscommunicatie geeft iets weer: waarvoor de organisatie staat op gebied van veiligheid, wat ze belangrijk vindt.  Hoe communiceert de organisatie naar de eigen, maar ook naar de andere belanghebbenden zoals bezoeker, contractoren, zelfstandigen, interims, enz. op gebied van veiligheid.  Is er een bord met doelstellingen, resultaten van verbeteringsvoorstellen, speciale items, enz.?

hsetech-2020-discussieforum_17-3171-651_linkedin_1200x627

Bewustzijn en gedrag mbt veiligheid

Zijn de medewerkers in de dienstenorganisatie of de kantooromgeving bewust bezig met veiligheid?  Staan zij achter het belang van een goed veiligheidsbeleid en zijn zij goed op de hoogte van dit beleid?  Stoppen zij het werk bij onveilige situaties? Melden zij deze gevaarlijke situaties maar ook de EHBO-ongevallen?  En zo ja, is er een betrokkenheid van de directie en de leidinggevenden bij deze ongevallenonderzoeken of bij de maatregelen en actieplannen om gevaarlijke situaties tegen te gaan.
Hoe de organisatie omgaat met contractoren op gebied van veiligheid, zegt veel over de veiligheidscultuur.  Ook in een dienstenorganisatie of een kantooromgeving wordt regelmatig gewerkt met contractoren.  Dit gaat van bewakingsagenten, schoonmaakbedrijven of informatici.  Hoe gaat de organisatie met deze contractoren om: is het normaal dat deze contractoren eenzelfde veiligheidsniveau hebben als de eigen medewerkers?  Dienen zij ook gevaarlijke situaties te melden?  Hoe zit het met het onderzoek van letselongevallen: is de opdrachtgevende dienstenorganisatie en/of kantooromgeving hier ook bij betrokken, bij het onderzoek van het ongeval en de te nemen preventiemaatregelen om deze te voorkomen.
Werknemers dienen kritisch te zijn, en vragen te stellen over veiligheid op kantoor of als dienstverlener.  Wat kan beter, hoe kunnen we meer weten, hoe kunnen we meer leren en ontwikkelen op gebied van veiligheid?  Welke kennis hebben we en welke kennis hebben we niet?  Allemaal vragen die passen bij een positieve leercultuur die voor veiligheid belangrijk is.  En dit geldt ook voor de naleving van regels en instructies: zijn deze nog up-to-date, zijn deze gekend, wie moet ze aanpassen, worden ze veel gebruikt, worden regels en instructies die niet worden gebruikt verwijderd, enz. Is er een eerlijke manier van aanpakken wanneer regels worden overtreden.  Is er een sanctiebeleid, en zo ja, is dit bekend?  Een sanctiebeleid is een manier van aanpakken in de organisatie, en dus belangrijk voor de veiligheidscultuur.


Observeren en feedback mbt veiligheid
Oberveren van veilig en onveilig gedrag: bij een positieve veiligheidscultuur is de transparantie en het aanspreken van werknemers op gebied van veiligheid belangrijk.  Het aanspreken kan continu of naar aanleiding van een veiligheidsobservatie.  Ook bij een kantooromgeving of een dienstenbedrijf is het observeren van het (on)veilig gedrag maar vooral het mekaar aanspreken, belangrijk.  Observaties en feedback op gebied van veiligheid kan dus niet worden beperkt tot de productiebedrijven, maar geldt ook voor de kantooromgeving of de dienstenverlener.  Ook over kleinere zaken dienen afspraken te worden gemaakt in de organisatie, zoals het op trap lopen of het dragen van zware pakketten.  In een kantooromgeving of bij een dienstverlener is verkeersveiligheid een belangrijk risico.  In een kantooromgeving of een dienstenorganisatie zijn immers de meest voorkomende ongevallen de ongevallen in het verkeer.  Heeft de organisatie hiervoor een goed verkeersbeleid?  Is iedereen goed op de hoogte van de regels op gebied van verkeersveiligheid?  Wordt de verkeersveiligheid opgevolgd: bijvoorbeeld het aantal overtredingen of klachten over onveilig rijden.  Worden de veiligheidsintroductietrainingen goed opgevolgd, het verlenen van werkvergunningen aan contractoren of het betrekken van interims bij risicoanalyses en ongevallenonderzoeken.

 

Meer veilig gedrag en minder risico’s
Dit alles kan ook voor een kantoororganisatie of een dienstverlenende organisatie zoals een boekhoudkantoor, een ingenieursbureau of een consultancybureau, gebruikt worden om te verbeteren.  Verbeteren wil hier zeggen werken aan een positieve veiligheidscultuur, meer veilig gedrag en minder risico’s.

 

Bron: Jan Dillen, senTRAL